Virtualni sastanci sada su uobičajeni na većini radnih mjesta. Ali zadržavanje uključenosti sudionika može biti teško. Linda Trim nudi neke popravke.
Virtualni sastanci, iako praktični, mogu patiti od jedne ključne zamke – ako se vode na pogrešan način, može biti prava borba zadržati članove tima angažiranima i budnima. U barem jednoj anketi, sudionici su prijavili razinu pospanosti 28% višu na virtualnim sastancima u usporedbi sa sastancima licem u lice.
Ali postoje strategije za stvaranje produktivnijih poziva i održavanje kognicije zdravom i visokom.
Ako ste se ikada borili protiv zijevanja tijekom video poziva, nemojte biti prestrogi prema sebi.
U studiji Američke psihološke udruge o virtualnim i osobnim sastancima u dvjema globalnim korporacijama iz 2023., otkriveno je da mnogi ljudi drijemaju — ili im misli lutaju — na mrežnim sastancima iz jednog ključnog razloga: zato što se ne čini dovoljno da se zadrži njih uključenih.
Pojačani kontakt očima, obrada lica i sinkronizirana neuralna aktivnost između pojedinaca mogu pomoći u raspravama licem u lice. Oponašanjem ovih uvjeta, postoje načini da virtualne sastanke učinite mnogo privlačnijim.
Evo kako:
Dajte ključne informacije unaprijed
Na mnogim radnim mjestima udaljeni sastanci upadaju u zamku i postaju način razmjene informacija, umjesto mjesta za donošenje odluka ili razmjenu ideja. Rezultat je dosadan: pasivno sudjelovanje na sastanku čini ljude pospanima i dovodi do 21% smanjenja kognitivnih performansi nakon sastanka, što šteti njihovoj učinkovitosti.
Jedan od načina da se izbjegne bacanje informacija je dijeljenje materijala za sastanak unaprijed—tako da ih ljudi mogu pregledati unaprijed vlastitim tempom, a ne samo slušati prezentaciju o njima. To pomaže usmjeriti sastanak na interaktivne rasprave, a ne na dugotrajne slajdove i predavanja.
Sastanci neka budu mali
Drugi način da spriječite ljude da budu pasivni promatrači jest da sastanci na daljinu budu mali. Umjesto traženja od svih da se pridruže sastanku samo radi dobivanja informacija, ljudi mogu postići optimalni angažman i učinak uključivanjem samo neophodnog osoblja. Čini se da su manje skupine u prosjeku bolje surađuju i rješavaju probleme od velikih.
Skratite sastanke i napravite pauze
Od ključne je važnosti upravljati duljinom i strukturom sastanaka kako bi bili učinkoviti. Ljudi općenito počinju biti pospani unutar 10 minuta, pokazuje naše istraživanje, a pospanost se značajno povećava nakon 30 minuta.
Kako bi ljudi ostali angažirani, sastanci bi trebali biti kratki i dinamični te uključivati rasprave kako bi ljudi imali razloga uključiti se umjesto da pasivno slušaju. Dugi monolozi ili čitanje izravno sa slajdova mogu frustrirati ljude i povući im pažnju. Pasivno slušanje dugih monologa može učiniti ljude neangažiranima i pospanima.
Upozorite ljude na multitasking
Ako ljudi smatraju da im sastanak nije relevantan, mogli bi početi provjeravati svoju e-poštu ili raditi druge stvari, osobito ako im je kamera isključena. Kad su se sudionici u našoj studiji osjećali nezainteresiranima – da sadržaj sastanka ne zahtijeva njihov trud – bila je 43% veća vjerojatnost da će obavljati više zadataka istovremeno. Kad su sudionici vidjeli svog upravitelja kako obavlja više zadataka istovremeno, povećali su svoje ponašanje u obavljanju više zadataka istovremeno za 30%.
Najjednostavniji način da se to izbjegne je, naravno, jednostavno zamoliti ljude da ne rade više zadataka istovremeno. Također pokušajte sastancima dati interaktivne elemente kao što su chat ili rasprave u prostoriji za izdvojene skupine kako biste potaknuli aktivno sudjelovanje i pomogli u održavanju fokusa.
Olakšajte davanje neverbalnih znakova
Izrazi lica i drugi neverbalni znakovi igraju ključnu ulogu u pružanju povratnih informacija tijekom osobnih razgovora. Bez tih znakova ljudi se osjećaju izolirano i gube osjećaj zajedničkog iskustva.
Virtualni sastanci mogu biti katastrofa ako se ljudi suočavaju s ekranom punim crnih kutija s inicijalima. Naša analiza pokazuje da se razina angažmana i budnosti na sastancima smanjuje za 23% kada su kamere sudionika isključene, za razliku od sastanaka koji se vode s uključenim kamerama.
Najbolji način za rješavanje problema je držati njihove kamere uključene tijekom virtualnih sastanaka, tako da govornik može dobiti neverbalnu povratnu informaciju. Isto tako, reakcijski emoji mogu brzo i neverbalno izraziti osjećaj. Značajka “podignite ruku” također se može koristiti kao znak, pokazujući želju osobe da govori bez prekidanja govornika.
Sakrij svoju sliku od sebe, ali ne i od drugih
Buljenje u vlastitu sliku odvlači pažnju i povećava samosvijest. Ljudi postaju svjesniji i zabrinutiji za vlastiti izgled i postupke, što dovodi do povećane tjeskobe i rastresenosti. A to može uništiti online sastanke, jer se pažnja ljudi odvraća od rasprave, smanjujući njihovu sposobnost da se učinkovito angažiraju.
Većina alata za virtualne sastanke omogućuje vam da sakrijete prethodnu kameru, a da ostali sudionici sastanka ostanu vidljivi — što pomaže u povećanju angažmana među sudionicima, a istovremeno izbjegava smetnje i tjeskobu povezane s kamerom.
Linda Trim je direktorica konzultantske tvrtke za dizajn radnog mjesta Giant Leap.
Vijesti24 potiče slobodu govora i izražavanja različitih stavova. Stavovi kolumnista objavljeni na News24 stoga su njihovi vlastiti i ne predstavljaju nužno stavove News24.
