Besplatno otključajte Editor’s Digest
Roula Khalaf, urednica FT-a, bira svoje omiljene priče u ovom tjednom biltenu.
Neki dan sam razgovarao sa ženom koja je rekla da napušta večernji tečaj u kojem je uživala iz jednog depresivnog razloga. Pridružila se još jedna žena koja nije htjela šutjeti. Neprekidno bi brbljala, obično o sebi, bez obzira na temu, vrijeme ili povremeni uljudan pokušaj da se zaustavi njezino bezočno brbljanje. To je od cijelog razreda napravilo zamoran kaos.
“Zašto joj instruktor ne kaže da šuti?” Pitao sam.
“Ne može”, uslijedio je odgovor. “Čini se da nema pojma kako to učiniti.”
Slušajući ovu priču, moja prva pomisao je bila da instruktor nema posla voditi bilo kakav sastanak. Ali to je također bio podsjetnik da je sposobnost prekidanja drekavaca koji sastanke čine jadnim užasno podcijenjena vještina.
Ako mislite da je ovo beznačajan problem, varate se.
Istraživači procjenjuju da su radnici išli na otprilike sastanke dnevno samo u SAD-u 2015. i više nego u godini karantene 2020. Do 2022. smatra se da ih je još uvijek bilo najmanje 62 milijuna.
Teško je točno izračunati koliko su ih uništili dosadni govornici jer o tome jesmo li ih pozvali ili ne ovisi kako ocjenjujemo sastanke.
Kao što je američki stručnjak za sastanke, profesor Steven Rogelberg, napisao, voditelji sastanaka dosljedno više ocjenjuju svoja okupljanja od onih koji nisu voditelji. A ako puno razgovarate na sastanku (kao što vođe često rade), veća je vjerojatnost da ćete misliti da je sve prošlo dobro.
Ipak, Rogelbergove studije su pokazale da ukupno 15 posto radnika svoje sastanke smatra “lošim ili vrlo lošim”.
Postoje mnoge prijetnje sastancima koje bi ovo mogle objasniti: stalno kašnjenje, pasivna šutnja, kritičari koji lome ideje i, što je najzamornije, rutinski sastanak koji uopće nije bio potreban.
Ali čak i ako samo djelić od tih 15 posto ima ovo mišljenje jer su njihovi sastanci pretrpani pretjeranim govornicima, to se još uvijek prevodi u mnogo tisuća sastanaka sabotiranih nepotrebnim ili stranputičkim brbljanjem. Ovo vjerojatno pomaže objasniti zašto se broj knjiga o tome kako održati sastanak nastavlja množiti.
Amazon nudi naslove koji uključuju 2022., 2021. i 2004. Rogelbergov sveobuhvatni priručnik stigao je 2019., a on je ove godine nastavio s vodičem za sastanke jedan na jedan pod nazivom
Zbog ovih sam knjiga uvijek zahvalan što radim u novinama, gdje kratki rokovi općenito čine sastanke kratkim, a život otežanim budućim trutovima. Također, od novinara se često traži da moderiraju panel rasprave, gdje se bruse vještine taktičnog prekidanja.
Jedan od mojih kolega voli izaći na pozornicu i objaviti da ima glasan i odvratan telefonski alarm koji će se uključiti čim bilo koji sudionik panela prekorači dodijeljeno vrijeme za govor, smicalica za koju kaže da izvrsno funkcionira.
Drugi se jednostavno unaprijed ispričaju govornicima zbog činjenice da će biti brutalno prekinuti ako budu predugi, dosadili publici i krali vrijeme ostatku panela.
Natrag u , potrebne su suptilnije metode.
Najbolji voditelji sastanaka čine nešto što mnogi izbjegavaju: postavite čvrsti rok za završetak sastanka i shvatite sprečavaju li dominantni govornici druge da daju doprinos. To olakšava prekidanje krivaca podsjećajući ih da vrijeme teče, a zatim kaže nešto poput: “To je sjajno, ali volio bih čuti što Alex misli.”
Neki vođe preferiraju tzv., gdje bilo tko na sastanku može prekinuti ako smatra da je rasprava skrenula s tračnica ili da je lutala, kao što to čine meduze, jednostavnim izgovorom “Meduze!” Ovo je navodno zabavno i učinkovito, ali me podsjeća na scenu iz Ured i očito nije za svakoga.
Ipak, postoji obilje drugih strategija prekidanja, čak i za one koji nisu lideri. Mogu se pristojno ubaciti i pitati: “Oprostite, ali mogu li samo provjeriti razumijem li to?” ili “Mogu li samo uskočiti i dodati nešto o tome?”.
Sve je to očito teže ako je voditelj sastanka ujedno i glavni govornik. Ovdje je potrebna mjera prijevare. Sudionici moraju unaprijed dati do znanja da uskoro moraju biti negdje drugdje. To im omogućuje da pogledaju svoj sat, uzdahnu i izgovore one nevjerojatno dobrodošle riječi za sastanak: “Ah, pogledajte koliko je sati, trebamo li još nešto pokriti?”
